【藝術家訪談】3步驟做出專業質感簡報:Jessie

前言:為什麼要做有專業感的簡報?

一份好的簡報不但能讓人看得賞心悅目,還有許多實際上的好處:

  • 大大提升專業感
  • 讓內向者被看到
  • 幫助聽講者理解

有許多人可能台風、自信、口條並沒有很好,因此總是無法在報告時展現出自己的專業。

這是非常可惜的!

但,如果簡報做得很好,常常就能吸引聽講者的注意,彌補表現上的不足。

Jessie 曾經是我在斜槓先修班的學生,她就是透過製作精美的簡報,被主管看見,提升自己的自信心

Jessie 的簡報真的很美,也非常有專業感,她曾經幫助主管製作簡報,而那份簡報竟然是要帶去國際會議報告使用!

因此說她的簡報是國際等級的,一點也不為過。

做出美美的簡報與我們畫畫的主題相關,因此我也邀請她來與我們分享做簡報的技巧。

讓我們來一起和她學習簡報製作技巧,讓我們在工作、職場上加分吧!


3步驟做出專業質感簡報

「三年前剛踏入職場,我是一隻菜雞,如今終於成為一隻獨立雞。」

這是我在簡報小聚分享的開場。

製作一份職感簡報就像是生產出一顆金雞蛋,讓人為之一亮!

但我其實不是金雞母,我只是一隻比別人還要多用心一點的普通雞。

接下來讓我們來看看怎麼用3步驟做出專業質感簡報吧!

【藝術家訪談】Jessie:3步驟做出專業質感簡報-金雞蛋

第 1 步:確定目標

過去我在做簡報的時候 就是直接打開 PPT 埋頭苦做。

後來才知道一份質感簡報的核心是「以人為本,以終為始」

因為簡報的目的是為了傳遞訊息、期待帶來改變。

確定目標的方法就是寫下簡報的「WHO、WHY、WHAT」。

【藝術家訪談】Jessie:3步驟做出專業質感簡報-確定目標
  1. WHO:講者是誰、聽者是誰?
  2. WHY:講者為什麼要講?聽者為什麼要聽?
  3. WHAT:講者要講什麼?聽者要聽什麼?

上述三點其實都圍繞著「」。

身為簡報製作者,換位思考的能力非常重要。

講者可能是自己、主管,聽者可能是主管、客戶。

每一份簡報都是為了不同「人」。

因此沒有一份簡報可以直接複製貼上、重複使用。

當我們可以好好寫下上面的問題,距離做出質感簡報已經不遠了!

第 2 步:建立架構

建立架構目的是為了讓講者講好、聽者聽懂

沒有架構的簡報就像是破碎的蛋,蛋殼散落一地 。

所以建立架構就是把蛋殼碎片組成一顆完整雞蛋,讓整份簡報都更清晰明白。

我使用的工具就是「心智圖」。

心智圖可以幫助我們梳理內容,做出簡報目錄、有層次的內文,最後完成一份有架構的簡報。

至於如何繪製心智圖?可以參考這幾篇文章:

下圖是我製作簡報最基本的架構圖,提供給大家參考。

完成了確定目標和建立架構,終於可以打開 PPT 開始製作簡報了!

【藝術家訪談】Jessie:3步驟做出專業質感簡報-建立架構

第 3 步:呈現畫面

呈現畫面就是為了被看見、讓人為之一亮!

把一顆普通雞蛋變成一顆金雞蛋的過程。

給大家一個口訣做出質感畫面「1風格、2字體、3顏色

【藝術家訪談】Jessie:3步驟做出專業質感簡報-呈現畫面

1個風格

選擇風格的時候別忘記第一步驟的「目標」。

在一開始不知道怎麼找到適合的風格可以搜尋「____簡報模板」。

空格中填入自己想要呈現的風格,例如醫學簡報模板、商業簡報模板等等。

2種字體

  • 中文字體:推薦直接使用微軟正黑體,每個版本的 PPT 都有,不用擔心換了一台電腦有字體跑掉的問題。
  • 英文字體:現在有很多英文簡報字體,但是最基本的 Cabri、Arial 就非常夠用了。

3個顏色

  • 主色:貫穿整份簡報的主色調,通常是品牌代表色,或是想要呈現給聽者的氛圍顏色。
  • 強調色:主色的對比色,例如聖誕節代表色-紅配綠。
  • 輔色:灰色是最安全的選擇,或是淡化主色和強調色。

結語:用一張簡報總結 3 步驟

【藝術家訪談】Jessie:3步驟做出專業質感簡報-總結
  1. 確定目標:想清楚這份簡報的「WHO、WHY、WHAT」。
  2. 建立架構:透過心智圖整理出架構,幫助講者也幫助聽者。
  3. 呈現畫面:口訣「1風格、2字體、3顏色」讓畫面和諧。

最後,別忘記簡報是為了「傳遞訊息、期待帶來改變」。

不只是符合講者和聽者的期待,也要為了製作者(我們)對自己的期待。

希望大家都可以透過簡報在職場呈現自己的價值。

如果有任何簡報問題或是想美化簡報,或是想知道更多簡報技巧,歡迎追蹤私訊質感簡報研究室

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