【藝術家訪談】3步驟做出專業質感簡報：Jessie

前言：為什麼要做有專業感的簡報？

一份好的簡報不但能讓人看得賞心悅目，還有許多實際上的好處：

大大提升專業感
讓內向者被看到
幫助聽講者理解

有許多人可能台風、自信、口條並沒有很好，因此總是無法在報告時展現出自己的專業。

這是非常可惜的！

但，如果簡報做得很好，常常就能吸引聽講者的注意，彌補表現上的不足。

Jessie 曾經是我在斜槓先修班的學生，她就是透過製作精美的簡報，被主管看見，提升自己的自信心。

Jessie 的簡報真的很美，也非常有專業感，她曾經幫助主管製作簡報，而那份簡報竟然是要帶去國際會議報告使用！

因此說她的簡報是國際等級的，一點也不為過。

做出美美的簡報與我們畫畫的主題相關，因此我也邀請她來與我們分享做簡報的技巧。

讓我們來一起和她學習簡報製作技巧，讓我們在工作、職場上加分吧！

3步驟做出專業質感簡報

「三年前剛踏入職場，我是一隻菜雞，如今終於成為一隻獨立雞。」

這是我在簡報小聚分享的開場。

製作一份職感簡報就像是生產出一顆金雞蛋，讓人為之一亮！

但我其實不是金雞母，我只是一隻比別人還要多用心一點的普通雞。

接下來讓我們來看看怎麼用3步驟做出專業質感簡報吧！

第 1 步：確定目標

過去我在做簡報的時候就是直接打開 PPT 埋頭苦做。

後來才知道一份質感簡報的核心是「以人為本，以終為始」。

因為簡報的目的是為了傳遞訊息、期待帶來改變。

確定目標的方法就是寫下簡報的「WHO、WHY、WHAT」。

WHO：講者是誰、聽者是誰？
ＷHY：講者為什麼要講？聽者為什麼要聽？
WHAT：講者要講什麼？聽者要聽什麼？

上述三點其實都圍繞著「人」。

身為簡報製作者，換位思考的能力非常重要。

講者可能是自己、主管，聽者可能是主管、客戶。

每一份簡報都是為了不同「人」。

因此沒有一份簡報可以直接複製貼上、重複使用。

當我們可以好好寫下上面的問題，距離做出質感簡報已經不遠了！

第 2 步：建立架構

建立架構目的是為了讓講者講好、聽者聽懂。

沒有架構的簡報就像是破碎的蛋，蛋殼散落一地。

所以建立架構就是把蛋殼碎片組成一顆完整雞蛋，讓整份簡報都更清晰明白。

我使用的工具就是「心智圖」。

心智圖可以幫助我們梳理內容，做出簡報目錄、有層次的內文，最後完成一份有架構的簡報。

至於如何繪製心智圖？可以參考這幾篇文章：

下圖是我製作簡報最基本的架構圖，提供給大家參考。

完成了確定目標和建立架構，終於可以打開 PPT 開始製作簡報了！

第 3 步：呈現畫面

呈現畫面就是為了被看見、讓人為之一亮！

把一顆普通雞蛋變成一顆金雞蛋的過程。

給大家一個口訣做出質感畫面「１風格、２字體、３顏色」

１個風格

選擇風格的時候別忘記第一步驟的「目標」。

在一開始不知道怎麼找到適合的風格可以搜尋「____簡報模板」。

空格中填入自己想要呈現的風格，例如醫學簡報模板、商業簡報模板等等。

２種字體

中文字體：推薦直接使用微軟正黑體，每個版本的 PPT 都有，不用擔心換了一台電腦有字體跑掉的問題。
英文字體：現在有很多英文簡報字體，但是最基本的 Cabri、Arial 就非常夠用了。

３個顏色

主色：貫穿整份簡報的主色調，通常是品牌代表色，或是想要呈現給聽者的氛圍顏色。
強調色：主色的對比色，例如聖誕節代表色－紅配綠。
輔色：灰色是最安全的選擇，或是淡化主色和強調色。

結語：用一張簡報總結 3 步驟

確定目標：想清楚這份簡報的「WHO、WHY、WHAT」。
建立架構：透過心智圖整理出架構，幫助講者也幫助聽者。
呈現畫面：口訣「１風格、２字體、３顏色」讓畫面和諧。

最後，別忘記簡報是為了「傳遞訊息、期待帶來改變」。

不只是符合講者和聽者的期待，也要為了製作者（我們）對自己的期待。

希望大家都可以透過簡報在職場呈現自己的價值。

如果有任何簡報問題或是想美化簡報，或是想知道更多簡報技巧，歡迎追蹤私訊質感簡報研究室！

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