前言：分清楚做與不做才是最重要的
在現代社會中，時間管理尤為重要。管理時間可以幫助我們更有效地完成工作，避免拖延和提高生產力。然而，其實人類無法管理時間，不管我們再怎麼努力，時間都還是會一分一秒的過去。
因此，時間管理不是管理時間，是善於利用時間，「做什麼」與「不做什麼」就顯得非常重要。
最沒有生產力的事，就是用更有效率的方式，去做根本不該做的事。
Peter F. Drucker 彼得．杜拉克
在之前的文章〈時間管理入門：提升生產力的3個關鍵〉中提到了「艾森豪矩陣」，是一種簡單又有效的時間管理／生產力工具，能幫我們分類任務、排出優先序、提高生產力。只需要一枝筆、一張紙，就可以畫出一張清楚的圖，讓我們知道哪些任務該做；哪些不該做。
這篇文章會與你分享艾森豪矩陣的概念和我個人的使用方式，希望能幫助你更好地理解這簡單好用的生產力工具。
艾森豪矩陣 Eisenhower Matrix
艾森豪矩陣是一種由美國總統艾森豪發明的簡單又有效的時間管理／生產力工具。艾森豪矩陣是一個矩陣圖表，將任務按照優先順序排列，並分成四個區域，分別是：重要且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要也不緊急。透過這種分類方法，我們可以更清晰地了解任務的重要性和緊急程度，從而更好地分配時間和資源。
我並不是完全照傳統的用法，有稍作調整成我認為更適合我個人的方式，你也可以自行做變化，工具是死的；人是活的。
如果你以前就有接觸過艾森豪矩陣，會發現我所用的象限位置跟原本的不太一樣，因為這樣對我來說比較好理解，我的思考方式是跟以前學的「數學」的象限很像（不完全一樣）：水平線越往右邊，值就越大；垂直線越往上面，值就越大。
因此，我的水平線從左到右是不緊急->緊急；垂直線從下到上是不重要->重要。
將自己想得到的任務全部列出來，並且將他們放到矩陣的各象限中，透過視覺化的方式幫助自己釐清事情的優先序。
傳統的艾森豪矩陣中，這四個象限的優先序從高到低分別是：
- 象限一：重要且緊急
- 象限二：重要但不緊急
- 象限三：緊急但不重要
- 象限四：不重要也不緊急
將各任務分類到象限中之後，我們可以開始定義這些象限的原則。
象限一：重要且緊急
如果這件事有很明確的Deadline，並且如果沒有在時間內完成，可能會有很嚴重的後果，或是影響到工作、造成別人的困擾。
在傳統的艾森豪矩陣中，這個象限中的事情是你第一優先的任務，最好馬上安排時間立刻開始進行，因為這通常是短期內最重要的事情。
然而，如果你想要擁有自主權，並且注重自己長期發展的人，你應該要優先處理的其實是在第二象限中的任務，我會在介紹象限二時說明。
剛開始練習時，你可能會發現幾乎所有任務感覺都「又重要且很緊急」，每個任務都想歸類到這個象限。我會在介紹象限三時說明，幫助你分類出優先序。
象限二：重要但不緊急
這種事情通常沒有明確的Deadline，也有可能是需要花很長時間去做的事情，通常是一個大目標，或是想要養成的習慣。
以傳統的艾森豪矩陣來說在這個象限中是你第二順位的任務，然而，也因為他看起來沒有這麼緊急，這個象限中的任務也是最常被大家忽略的。
例如運動、閱讀、練習畫畫等，這些看起來能自我精進，又很重要的事情，因為不緊急，往往會不斷被拖延。「今天上班太累了，有時間再運動。」「劇還沒追完，下星期再畫畫。」「我也想看書，但手機滑一滑就到睡覺時間了。」
《與成功有約》的作者史蒂芬．柯維在書中提到一個「要事第一」的習慣，意思是最重要的事情應該最優先處理。他告訴我們應該優先完成，並且最重視的任務，就是在第二象限中的事情，這個象限中的事情能帶領我們通往成功，其他象限的事情都是其次。
因此，最好的方式是，每天特別安排時間做這個象限中的事。例如我為了養成每天寫作的習慣，我把每天早上吃完早餐後的一個小時內只能寫作，任何事情都不會安排在這個時間，利用「時間區塊」的方式，「保護」我寫作的時間，不被其他事情占用。
第一象限的任務是短期的；第二象限是長遠的。你認為短期的急事會帶來進步，還是長期的習慣？
象限三：緊急但不重要
分類在這個象限的任務通常是一般的雜事，可能有明確的期限，但是不會幫助你累積實力，或是不一定要自己處理的事情。
在剛開始使用艾森豪矩陣的人，可能會將「緊急但不重要」的東西，歸類到「緊急且重要」的事情，導致第一象限的任務非常多，但這個象限中卻一個任務也沒有。
我們可以透過一個原則幫助自己釐清，當我們想將一件事情放到「重要且緊急」的象限時，問問自己：「這件事情非我不可嗎？」
這件事情一定要我來執行嗎？能不能指派、託付給他人做呢？如果可以的話，將這個事情歸類到這個「緊急但不重要」的象限，並且請別人幫我們完成。
很多人會不放心將事情託付給別人，因為會認為自己做得比較好，但其實，這樣只會讓自己的工作越來越多，記住一點，我們一天只有24小時，你沒辦法完成所有事情。善用「外包」解決我們無法獨力完成的問題，因為通常用金錢買回時間，是很划算的。我們要做的，是「最重要的事情」，而不是緊急的事。
如果你不願意把任務交付給他人，那你就只會獲得更多的任務
佐編茶水間 Zoey K
象限四：不重要也不緊急
如果發現一個任務沒有一個明確的期限，也對自己長期的發展沒有幫助，那它很可能是「不重要也不緊急」的任務。
例如，我在這個象限中的任務有：追劇、玩電腦、打籃球、做手作物品等比較興趣相關的。
傳統的艾森豪矩陣會告訴你，在這個象限中的任務可以直接刪掉，不去做。但我在Zoey的理想生活設計中看到一個想法，我覺得很棒：
我們可以將這些不重要、不緊急的任務放在自己空閒的時候做，變成一份「娛樂、消遣」清單。
與其下班後在家放空看新聞，不如將這些平常沒有排進行程裡的事情拿來做，當作我們的娛樂、消遣，又可以將清單中的一項任務劃掉，這不是很棒的事情嗎？
我的艾森豪矩陣範例
我習慣在我的子彈筆記中畫出艾森豪矩陣，因此我也遵循子彈筆記的核心精神：「少，卻更好。」
我喜歡讓事情越簡單越好，我的方法只需要一頁空白頁和一支筆就可以了，如果你沒有在寫子彈筆記，不用擔心，任何一張紙或是筆記本都可以。
首先在空白頁的上方畫上一個「十」字。並且在右方及上方畫上箭頭，代表數線的「正向」。
接著我會加上文字提醒我象限、重要、緊急程度。
這樣一來就很清楚了，接著在矩陣的下方畫一條橫線，區隔開下方一點空間。
在這個空白處，開始列點，列出所有想到的任務。
有些人可能會想：「為什麼不邊想任務順便歸類就好？」
我不是很建議這樣做，因為在想任務要歸類哪個象限時，會打斷我們的思考，這樣可能造成我們沒想清楚就亂做分類，或是漏掉、忘記某個重要任務，因此我建議一步一步來，先將所有任務列出，之後再分類。
列完所有任務後，我們可以開始分類了，用前面提到的的四個象限分類：
- 象限一：重要且緊急
- 象限二：重要但不緊急
- 象限三：緊急但不重要
- 象限四：不重要也不緊急
最後，我們可以將這些任務排到自己的行事曆，或是子彈筆記的日誌中，排定他們的日期，確實去執行吧！
結語：善用「外包」解決我們無法獨力完成的問題
現在你對艾森豪矩陣有更深入的了解了嗎？今天馬上就來試試看把自己的任務都排出優先序吧！
結束前，我想要談談「象限三：緊急但不重要」中的其中一個觀念：「外包」。
人類是群居動物，我們的生活一定會與別人有所交集，人類之所以能進步快速，最重要的就是我們會「互相幫助」。
當我們想要做一件事，但是沒有技能、或是沒有時間時，我們可以把自己當成是一間公司。當一間公司沒有資源解決一個問題時，最常使用的方式就是「外包」。
「外包」的服務可以將一項工作委託給別人，透過金錢去購買別人的服務或時間，省下許多時間或學習的成本，善用這個方式去完成許多無法靠自己獨力完成的事情。
「外包」其實不一定要想得是多專業的事情，沒有想像中的那麼困難，其實我們每天都在做，例如：
- 吃外食：用錢購買別人花時間做好的食物
- 叫外送：用錢購買別人花時間取餐、運送的餐點
- 上課程：用錢購買老師花時間整理好的重點觀念
- 去理髮：用錢購買理髮師的技術，省下自己學習的時間
以長遠來看，用金錢買回時間，是很划算的。因為錢，再賺就有了；有些事錯過，就沒了，時間的價值永遠大於金錢。
善用這個簡單又有效的時間管理／生產力工具，排出生活中的優先序，讓我們決定「做」與「不做」什麼事，提升自己的生產力吧！
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