時間管理入門:提升生產力的3個關鍵-

前言:時間管理不是管理時間,是善於利用時間。

你是否總是感覺到時間不夠用?

在現代社會中,如何安排和規畫自己的時間已經成為非常重要的技能,特別是在快節奏的工作環境下,有效地管理時間尤為關鍵。然而,學習時間管理並不是要讓我們管理時間,因為人類無法管理時間, 不論我們多麼慌張,時間還是會成為過去

問題本身不在管理時間,而是在如何善用及分配自己的時間

學習時間安排和管理技巧能讓自己善於利用時間、不浪費時間。例如:

  • 透過PDCA,做到計畫執行檢查處置,不斷優化自己的做事流程,能更好的利用有限的時間。
  • 子彈筆記,幫助我們追蹤過去,釐清現在,設計未來。
  • 善用拒絕的藝術,拒絕對自己來說不重要的事情,能大幅提升我們的生產力,因為我們可以把時間拿去做更重要的事情。
  • 將任務用艾森豪矩陣做分類,區分出代辦事項的優先序,執行最重要的任務,刪除不重要的任務。

沒有人能真正的管理時間,但我們可以學習如何透過時間管理技巧,規劃、分配自己的時間,讓自己善用每天的24小時。

時間管理入門:提升生產力的3個關鍵- 管理時間
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1. 時間管理最重要的不是「做」,而是「不做」。

與其學習網路上五花八門的管理時間的技巧,不如回到最重要的核心:「刪除不必要的工作」。

人生4千個禮拜》的作者在他的書中提到:「不管再怎麼樣管理自己的時間,會發現總是有更多的事情冒出來。做事情做得愈快,就愈快冒出下一件事情。」

透過這句話可以得出一個結論:「事情永遠沒有做完的一天。」因此「」什麼,與「不做」什麼,就變成了最重要的事情了。

首先,我們可以使用艾森豪矩陣,將我們的事情用「急迫性」以及「重要性」來做分類,排出執行任務的優先序,並且刪除不重要的事情

接著,學會「拒絕」。拒絕對許多來說是一件困難的事情,怕傷感情、怕觸怒上司、怕錯過事情,然而,拒絕是最有效、最有生產力的一個技能

當你在這個時間點選擇做一件事,其實就是拒絕了其他事情。例如我們接受幫別人做PPT簡報,那在我們花時間製作時,我們就沒辦法陪孩子畫畫、看一部喜歡的電影、跟朋友聚餐等。

下次在答應別人的請求前,先想想自己答應後,是拒絕了什麼事情?或是如果拒絕了對方,我能獲得更多時間做什麼事情

善用拒絕的藝術,聰明的選擇重要的事情來做,是最好的生產力技巧。

人們認為專注是對你關注的事情說「是」,但這並非專注的真正意思。專注意味著,你必須對其他的一百個好點子說「不」。你必須謹慎地選擇。

Steve Jobs 賈伯斯
時間管理入門:提升生產力的3個關鍵- 說不
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2. 起床馬上看手機是生產力的殺手。

我一直以來都有養成早上起床後優先做自己的事,像是寫文章或是整理閱讀筆記等等,而有一次,我不小心在起床時看到手機上的訊息,我的整天都亂了。

在2022年7月21號起床後,我不自覺地喵了一眼手機,發現我前一天晚上忘了開飛航模式,當時我看到訊息通知的地方顯示了以前在美國讀書時轟媽(寄宿家庭的媽媽)傳給我的訊息,我想說這比較難得,沒關係,就點開來看看吧。

她告訴我,我的轟弟再兩個月要結婚了,想要寄喜帖給我。於是我的腦袋開始不停運轉,我希望能親自去參加婚禮,因此我查了機票、護照申請方式,還有開始擔心公司是否會讓我請假。

結果當天晚上我在寫子彈筆記時,我回顧到早上那忙亂的心理狀態,我不但沒有寫作,也讓整天的心情處於煩躁的狀態,因為該完成的事情沒有完成,反而讓其他的事物強行插入了我的生活節奏

而原因,就是因為我起床後看了手機訊息

如果我們在早晨,第一件事就是看別人給我們的訊息,那就等於將決定自己做事情的優先序拱手讓給了別人

起床馬上看手機是生產力的殺手,因為當我們看到別人的訊息,就會有所回應、甚至是有所行動,無論是哪一種,他們都會在腦袋中造成一定的影響。

因此最簡單的方式,就是先做對自己來說最重要的事,做完了才看手機訊息

早上起床時千萬不要碰手機

時間管理入門:提升生產力的3個關鍵- 早上用手機

3. 將時間安排想成是在規畫預算

我們要做的事情要怎麼安排時間才夠?

當我們在計畫一趟旅遊行程時,常常會先規劃我們的金錢預算,例如:

美國拜訪親友預算:10萬NT
護照$1800
簽證$700
機票$50000
保險$4000
國際駕照$250
長途客運$5600
其他$3310
可自由使用$34340

如果能清楚列出預算表,我們能很清楚地知道我們在什麼地方花了多少錢,以及剩餘多少錢可以自由使用

在金錢上做預算可以幫助我們更清楚金錢的使用狀況,在時間上我們也可以做「時間預算」來幫助我們做好時間安排和管理。

舉例來說,我們有一些必須花費的時間,要將這些時間之初先扣掉:

一天有24個小時,扣掉睡覺8小時、工作8小時、吃飯3小時。

一週有168個小時,每天扣掉睡眠8小時(56)、工作8小時(40)扣掉社交用餐3小時(21小時)。

  • 一天我們大概有5小時的時間可以運用。
  • 一週我們大概有51小時的時間可以運用。

當然每個人的狀況不同,可以依自己的情況再做調整,當我們列出這些時間後,就可以清楚地知道自己還有多少時間可以用還有沒有足夠的時間做想做的事情

一天預算:24小時
睡覺8
工作8
吃飯3
運動1
畫畫1
寫作1
架設網站1
上線上課程1

像這樣列出來後,能清楚看到有多少時間可運用,就可以更好地將任務規劃、安排進行事曆裡。

時間管理入門:提升生產力的3個關鍵- 時間就是金錢
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結語

在我們學會了這些技巧後,記得要把它實際應用到我們的生活、工作中,才能真正地發揮作用、帶來改變。

像是我在離職後,全部的時間都在經營這個部落格,因為沒有老闆、主管要求我要做什麼,因此我必須要自己分清楚哪些事情是重要的、需要多少時間、哪些事情是可以刪除的。

因此如何管理、安排自己的時間是一個非常重要的技能,透過好好地安排、規劃時間的應用,能非常有效地提升生產力,並且減少浪費時間去做沒有意義的事情的情況,避免「窮忙」

回顧重點:

  1. 時間管理最重要的不是「做」,而是「不做」:事情永遠做不完,因此要分清楚事情的重要程度,並且做重要的事、拒絕不重要的事。
  2. 起床馬上看手機是生產力的殺手:不要將決定自己做事情的優先序拱手讓給別人,先做對自己來說重要的事情。
  3. 將時間安排想成是在規畫預算:旅遊、消費會規畫預算,在時間安排上也要這麼做,才能更清楚地知道自己還有多少時間可以使用。

希望這些技巧對你有幫助,能讓你更好地善用時間、提高生產力。在未來也會與你分享前面提到的艾森豪矩陣以及PDCA的用法,敬請期待!

如果你覺得這篇文章能幫助到你的朋友,請幫我分享給他們,讓大家一起提高生產力!


接著學習


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